Ένα έγγραφο στέλνεται για υπογραφή, και μετά απλά... περιμένετε. Ο πελάτης το ξέχασε, το email πήγε στα spam, ή απλά καθυστερεί — και η συμφωνία μένει μετέωρη χωρίς κανείς να ξέρει γιατί.

Ένα αίτημα περνάει από το ένα γραφείο στο άλλο, με email και προφορικές ενημερώσεις, και κανείς δεν ξέρει με βεβαιότητα σε ποιο στάδιο βρίσκεται αυτή τη στιγμή — ούτε καν ο πελάτης που περιμένει απάντηση.

Οι παλιές συναλλαγές είναι σε ένα αρχείο, οι σημειώσεις επικοινωνίας σε email, και τα τρέχοντα στοιχεία σε ξεχωριστό πρόγραμμα. Όταν χρειάζεται γρήγορη απάντηση, κάποιος πρέπει πρώτα να "ψάξει" σε τρία σημεία.

Μια ανανέωση εγγράφου ή μια υποχρεωτική επανεξέταση φακέλου ξεχνιέται εύκολα όταν δεν υπάρχει αυτόματη υπενθύμιση — και το μαθαίνετε συνήθως όταν είναι ήδη αργά.