IVF Center
Πώς μια κλινική εξωσωματικής γονιμοποίησης αυτοματοποίησε την απάντηση σε διεθνή ερωτήματα ασθενών και μείωσε κατά 80% τα διπλά ραντεβού με Zoho CRM.
H πρόκληση
Η επιχείρηση είναι μια ειδική κλινική εξωσωματικής γονιμοποίησης, με ασθενείς από την Ελλάδα και το εξωτερικό. Εδρεύει στην Αθήνα, αλλά συνεργάζεται με αντίστοιχες επιχειρήσεις και συνεργάτες σε διάφορες χώρες, κυρίως της Ευρώπης.
Οι ασθενείς αναζητούν κυρίως λύσεις τεκνοποίησης, ενώ η κλινική παρέχει και διάφορες γυναικολογικές θεραπείες.
Λειτουργικές ανάγκες
Οι ενδιαφερόμενες από το εξωτερικό αποστέλλουν email και περιμένουν απαντήσεις σε διάφορα θέματα που τις απασχολούν. Θέλουν συγκεκριμένες πληροφορίες και φυσικά να αποφασίσουν αν η θεραπεία είναι εφικτή στην Ελλάδα. Η κλινική πρέπει να απασχολεί προσωπικό για τις απαντήσεις, με σκοπό να οριστεί μια διαδικτυακή συνάντηση με τον ιατρό ώστε να καταγραφούν οι ανάγκες και να προταθούν θεραπείες. Η διαχείριση του χρόνου τόσο του προσωπικού όσο και των ιατρών είναι πολύ δύσκολη. Ταυτόχρονα, η κλινική δεν επιθυμεί να μένουν αναπάντητα αιτήματα, τόσο για επιστημονικούς λόγους όσο και για την αύξηση του τζίρου.
Η λύση
Η δημιουργία Leads από κάθε εισερχόμενο email έπρεπε να γίνεται αυτόματα μέσα σε μια ενιαία βάση δεδομένων. Το ίδιο αυτόματη έπρεπε να είναι και η πρώτη ανταπόκριση, με προσωποποιημένο μήνυμα και πρόταση για ένα πρώτο σύντομο ραντεβού με τον γιατρό για λεπτομέρειες. Ο καθορισμός του ραντεβού έπρεπε να γίνεται σε χρονικά σημεία όπου υπάρχει διαθεσιμότητα του γιατρού, άρα με συγχρονισμό των ημερολογίων. Οι υπενθυμίσεις για τα ραντεβού, καθώς και οι εκκρεμότητες προς τη γραμματεία, έπρεπε να γίνονται με καθορισμένο και αυτόματο τρόπο. Η συνολική διαχείριση της υποψήφιας ασθενούς έπρεπε να καταγράφεται και να παρακολουθείται μέσα από αναφορές για το μέλλον.
Η υλοποίηση
Χρησιμοποιήσαμε τις εφαρμογές Zoho CRM, Bookings, Mail, Checkout, WorkDrive και Forms. Μερικές από τις βασικές λειτουργίες που αναπτύξαμε ήταν:
- Δημιουργήσαμε email parsers ώστε τα Leads να δημιουργούνται αυτόματα ως records, χωρίς duplicates.
- Αναπτύξαμε έναν AI Agent που διαβάζει τα εισερχόμενα email και δημιουργεί Leads για όσα ξεφεύγουν από τους parsers.
- Δημιουργήσαμε email templates με σύγχρονη σχεδίαση που στέλνουν την πρώτη απάντηση και καθοδηγούν το Lead να κλείσει το πρώτο ραντεβού — δωρεάν σύντομο ή κανονικό επί πληρωμή, με πληρωμή μέσω κάρτας.
- Δημιουργήσαμε πολλαπλές φόρμες σε διάφορες γλώσσες για κάθε περίπτωση, συγχρονισμένες με το Google Calendar ώστε να αποφεύγονται διπλά ραντεβού, με όλες τις υπενθυμίσεις αυτοματοποιημένες.
- Η αποστολή ερωτηματολογίων ιατρικού ιστορικού σε διάφορες γλώσσες γίνεται αυτόματα, και οι απαντήσεις καταχωρούνται αυτόματα στην καρτέλα κάθε επαφής.
Το αποτέλεσμα
Με τη χρήση του Zoho CRM άλλαξαν πολλά στις διαδικασίες της δουλειάς, και πιο συγκεκριμένα:
- Αξιοποιήθηκε το 95% των εισερχόμενων Leads.
- Αυξήθηκαν τα νέα Leads κατά 50%.
- Μειώθηκαν τα διπλά ραντεβού κατά 80%.
- Μειώθηκε ο χρόνος γραμματειακής υποστήριξης κατά 30%.
Πελάτης
IVF CEnter
Κλάδος
Υγεία
Εργαλεία Zoho
Zoho CRM, Bookings, Mail, Checkout, WorkDrive,Forms
Βασικό Αποτέλεσμα
95% αξιοποίηση εισερχόμενων Leads
Χρόνος Υλοποίησης
2 μήνες + 1 μήνας δοκιμών
