Balco Developments
Γενική Περιγραφή
Η επιχείρηση ασχολείται με την ανάπτυξη Real Estate και με την διαχείριση ακινήτων στην βραχυχρόνια μίσθωση. Προωθεί τα ακίνητα που έχει προς βραχυχρόνια μίσθωση μέσω πλατφορμών όπως η Airbnb και Booking αλλά και δέχεται direct κρατήσεις. Συνεργάζεται για τα operations με εξωτερικό συνεργάτη ο οποίος φροντίζει για όλες τις απαραίτητες υπηρεσίες φιλοξενίας. Ο σκοπός της εταιρείας είναι η παροχή υψηλού επιπέδου υπηρεσιών και για αυτό έχει κερδίσει άριστες αξιολογήσεις και την διάκριση του Top Host από την Airbnb. Τα καταλύματα που μισθώνει βρίσκονται στο κέντρο της Αθήνας κυρίως και δέχεται επισκέπτες από όλο τον κόσμο καθ'όλη τη διάρκεια του έτους.

Ορισμός του προβλήματος
Ορισμός του προβλήματος
Η εταιρεία θέλει να έχει μια πλήρη εικόνα των κρατήσεων που δέχεται ώστε να φροντίζει την μεγιστοποίηση της πληρότητας των ακινήτων της και την πλήρη αξιοποίησή τους. Για να το επιτύχει αυτό χρειαζόταν να έχει ενοποιημένα αποτελέσματα αλλά και δείκτες πληρότητας και κερδοφορίας. Για να καθορίσει την κερδοφορία θα έπρεπε να υπολογίζει φόρους και λοιπά έξοδα ανά ακίνητο και αυτό δεν ήταν δυνατό να γίνει σε real time βάση με υπολογιστικά φύλλα (excel).
Επίσης λόγω της πρόσφατης αλλαγής στη νομοθεσία και την επιβολή επιπλέον πολλαπλών φόρων που υπολογίζονται στη βάση των ημερών διανυκτέρευσης αλλά και της εποχικότητας, η έκδοση των αντίστοιχων αποδείξεων ανά επισκέπτη ήταν πάρα πολύ χρονοβόρα και δύσκολη. Αυτό είχε σαν αποτέλεσμα την απασχόληση επιπλέον προσωπικού και την αύξηση του κόστους λειτουργίας. Ταυτόχρονα οι πιθανότητες λαθών αλλά και καθυστερήσεων στη έκδοση αποδείξεων, με πιθανή επιβολή προστίμων από την φορολογική αρχή, ήταν μεγάλες.

Προτεινόμενη Λύση
Προτεινόμενη Λύση
Η δημιουργία ειδικής εφαρμογής για την καταχώρηση και παρακολούθηση όλων των κρατήσεων. Επειδή οι κρατήσεις υπήρχαν ήδη στην πλατφόρμα του συνεργάτη για τα operations, προτείναμε να δημιουργήσουμε μια σύνδεση που θα φιλτράρει τα αρχεία και θα εισάγει αυτόματα τις κρατήσεις στην εφαρμογή της Balco. Επίσης σε κάθε τροποποίηση κρατήσεων θα κάνει update στην εφαρμαγή Balco με κάθε νέο στοιχείο. Ταυτόχρονα να γίνεται η έκδοση των αποδείξεων με αυτόματο τρόπο κάθε φορά που μια κράτηση τελειώνει. Επίσης να ενσωματωθούν πίνακες και γραφικές απεικονίσεις των δεικτών αποδοτικότητας και πληρότητας ώστε η διοίκηση να λαμβάνει εγκαίρως τις αποφάσεις της σε σχέση με το marketing και τις πωλήσεις.

Υλοποίηση
Αφού υποβλήθηκε η πρότασή μας με όλες τις λεπτομέρειες και αναλυτικό Statement of Work, η Balco μας εμπιστεύθηκε την ανάπτυξη της εφαρμογής. Για διάστημα περίπου δύο μηνών αναπτύξαμε την εφαρμογή με το Zoho Creator και απασχολώντας ελάχιστα το προσωπικό του πελάτη μας.
- Δημιουργήσαμε την σύνδεση για την αποστολή-εισαγωγή στοιχείων σε real time basis.
- Αναπτύξαμε νέους αποτελεσματικούς πίνακες και γραφήματα για την εύκολη επισκόπηση των πωλήσεων και της πληρότητας όπως και την απόδοση της επένδυσης.
- Δημιουργήσαμε ειδικά templates για την έκδοση αποδείξεων και αναφορών
- Αυτοματοποιήσαμε την έκδοση πολλαπλών αποδείξεων για κάθε κράτηση
- Διασυνδέσαμε την εφαρμογή με την εγχώρια αρχή φορολόγησης για την αποστολή στοιχείων και με βάση την φορολογική νομοθεσία
- Αυτοματοποιήσαμε την αποστολή των αποδείξεων προς τους πελάτες

Αποτέλεσμα
Με τη χρήση του Zoho Creator επιτύχαμε ένα άριστο αποτέλεσμα για τον πελάτη το οποίο χαρακτηρίζεται από τα εξής:
- Μείωση του κόστους κατά 80% λόγω κατάργησης ειδικού υπαλλήλου για τις καταχωρήσεις και την έκδοση αποδείξεων
- Επιτάχυνση των διαδικασιών κατά 100% αφού η ενημέρωση γίνεται real time και η διοίκηση μπορεί να βλέπει ανά πάσα στιγμή τους οικονομικούς δείκτες.
- Αύξηση της αποδοτικότητας της επένδυσης κατά 30% αφού αξιοποιούνται τα στοιχεία για βελτίωση της πληρότητας και εφόσον τα μελλοντικά στοιχεία πληρότητας είναι διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή για την λήψη αποφάσεων.
- Ευκολία για την διοίκηση να έχει πρόσβαση στα στοιχεία από οποιονδήποτε υπολογιστή ή κινητή συσκευή σε 24/7 βάση.