Η αποστολή email είναι μία από τις πιο αποτελεσματικές τεχνικές επικοινωνίας και έχει ενσωματωθεί στον πυρήνα της σύγχρονης επιχειρηματικής διαδικασίας. Παρόλο που είναι καθημερινό φαινόμενο, ενίοτε σφάλματα μπορεί να εισχωρήσουν απροσεξίας - όπως η ακούσια αποστολή, ή το να αποσταλεί το σωστό μήνυμα στο λάθος παραλήπτη.
Τα σφάλματα αυτά μπορούν να είναι ποικίλης φύσεως, αλλά είμαστε εδώ για να σας στηρίξουμε. Από τη στιγμή που πατάτε το κουμπί "Αποστολή" μέχρι να φτάσει το email στα εισερχόμενα του δέκτη, στεκόμαστε δίπλα σας. Το Zoho Mail σας παρέχει τη δυνατότητα να διορθώσετε τα μηνύματά σας ακόμη και μετά την αποστολή τους.
Ανάλογα με τις ανάγκες σας, οι παρακάτω λειτουργίες του Zoho Mail μπορούν να αποδειχθούν ιδιαίτερα ωφέλιμες:
Undo Send (Αναίρεση αποστολής)
Outbox delay (Καθυστέρηση εξερχομένων)
Recall a sent email (Ανάκληση απεσταλμένου μηνύματος)
Undo Send (Αναίρεση αποστολής)
Λειτουργία Αναίρεσης Αποστολής:
Η λειτουργία Αναίρεσης Αποστολής του Zoho Mail σας επιτρέπει να διακόψετε την αποστολή ενός email ακριβώς μετά το πάτημα του κουμπιού "Αποστολή". Αυτό σας παρέχει αρκετό χρόνο, από 5 έως 30 δευτερόλεπτα, για να ακυρώσετε ένα email πριν αυτό φτάσει στον παραλήπτη.
Πότε είναι χρήσιμη η Αναίρεση Αποστολής;
Συχνά, λάθη όπως η προσθήκη λάθος παραλήπτη ή η παράλειψη σημαντικών συνημμένων μπορεί να γίνουν ανεπαίσθητα μέχρι τη στιγμή που πατήσουμε το κουμπί "Αποστολή". Eδώ έρχεται για να σας στηρίξει αυτό το εξαιρετικά χρήσιμο χαρακτηριστικό. Αποφύγετε την ανάγκη για επιπλέον μηνύματα διόρθωσης ή συγγνώμης χρησιμοποιώντας την Αναίρεση Αποστολής του Zoho Mail.
Πώς να ανακαλέσετε την αποστολή ενός email;
Για να ανακαλέσετε την αποστολή ενός email, ενεργοποιήστε τη λειτουργία Αναίρεση Αποστολής στο Zoho Mail.
- Συνδεθείτε στο Zoho Mail.
- Πατήστε στο εικονίδιο των Ρυθμίσεων.
- Επιλέξτε τις Ρυθμίσεις Σύνταξης.
- Στην ενότητα Αναίρεση Αποστολής, καθορίστε το χρονικό διάστημα κατά το οποίο θέλετε να είναι διαθέσιμη η επιλογή αναίρεσης μετά την αποστολή του email.
Αφού ενεργοποιήσετε την επιλογή, όταν πατήσετε το κουμπί Αποστολή για ένα email, θα εμφανιστεί στην κορυφή του webmail σας ένα banner με την επιλογή Αναίρεση για τη διάρκεια που έχετε ορίσει (από 5 έως 30 δευτερόλεπτα). Πατώντας στην επιλογή Αναίρεση στο banner, το email θα ακυρωθεί και δεν θα αποσταλεί. Το συγκεκριμένο μήνυμα θα αποθηκευτεί αυτόματα ως πρόχειρο, επιτρέποντάς σας να το επεξεργαστείτε και να το στείλετε εκ νέου, αν χρειαστεί.
Σημείωση:
Η λειτουργία Αναίρεση αποστολής δεν είναι διαθέσιμη για μηνύματα που αποστέλλονται από την εφαρμογή Zoho Mail για κινητά.
Outbox delay (Καθυστέρηση εξερχομένων)
Λειτουργία καθυστέρησης Εξερχόμενων μηνυμάτων:
Η δυνατότητα καθυστέρησης αποστολής παρέχει μια σημαντική ασφάλεια, αποφεύγοντας την ανάγκη για διαρκείς διορθώσεις. Μπορείτε να ρυθμίσετε την καθυστέρηση της αποστολής ενός email από ένα δευτερόλεπτο μέχρι και 120 λεπτά αφού πατήσετε το κουμπί αποστολής.
Πότε να ενεργοποιήσετε την καθυστέρηση αποστολής;
Αν ανακαλύπτετε συχνά λάθη στα email σας μετά την αποστολή τους, αυτή η δυνατότητα είναι ιδανική για εσάς. Ενεργοποιώντας την καθυστέρηση αποστολής, σας παρέχεται επαρκής χρόνος για να διορθώσετε τυχόν λάθη, να προσθέσετε επιπλέον λεπτομέρειες που μπορεί να θυμηθείτε αργότερα, ή ακόμα και να απορρίψετε το email από τα εξερχόμενα προτού σταλεί οριστικά. Αυτό είναι ιδανικό για όσους χρειάζονται χρόνο για προσεκτικό έλεγχο, αλλά δεν θέλουν να κινδυνεύσουν να ξεχάσουν να στείλουν τα μηνύματά τους μετά τον έλεγχο.
Πώς να ενεργοποιήσετε / απενεργοποιήσετε την καθυστέρηση των εξερχομένων;
- Συνδεθείτε στο Zoho Mail.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις.
- Μεταβείτε στις Επιλογές σύνταξης.
- Εντοπίστε το Διάστημα εξερχομένων και επιλέξτε την επιλογή σας.
- Αλλάξτε σε "OFF", εάν θέλετε να στείλετε τα email σας χωρίς καθυστέρηση.
- Αλλάξτε σε "ON", εάν θέλετε να στείλετε το email σας μετά από μια προκαθορισμένη περίοδο. Σε αυτήν την επιλογή, μπορείτε να ορίσετε την περίοδο καθυστέρησης όσον αφορά τα λεπτά ή τα δευτερόλεπτα κατά τα οποία θέλετε να καθυστερήσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ακόμη και όταν η καθυστέρηση εξερχομένων είναι ενεργή, μπορείτε να επιλέξετε τη λειτουργία "Αποστολή Άμεσα" (Ctrl+Shift+Enter) από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο κουμπί Αποστολή, στο παράθυρο σύνταξης email, για να αποφύγετε την καθυστέρηση και να αποστείλετε το μήνυμά σας αμέσως. Επιπλέον, υπάρχει η επιλογή "Αποστολή Αργότερα" για να προγραμματίσετε την αποστολή του email σας για μια συγκεκριμένη ώρα. Τα προγραμματισμένα αυτά μηνύματα θα μεταφερθούν στο φάκελο "Εξερχόμενα".
Σημείωση:
Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναίρεση αποστολής και την καθυστέρηση εξερχομένων ταυτόχρονα. Εάν ενεργοποιήσετε και τα δύο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο η επιλογή Καθυστέρηση εξερχομένων και δεν θα εμφανιστεί το διαφημιστικό πλαίσιο Αναίρεση αποστολής. Η αλληλογραφία σας θα σταλεί στα Εξερχόμενα, όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε την αλληλογραφία.
Recall a sent email (Ανάκληση απεσταλμένου μηνύματος)
Λειτουργία Ανάκλησης απεσταλμένου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
Η λειτουργία ανάκλησης στο Zoho Mail σας παρέχει τη δυνατότητα να ανασύρετε ένα email από τα εισερχόμενα των παραληπτών. Αυτή η επιλογή λειτουργεί ως τελευταία διέξοδος αν δεν έχετε ενεργοποιήσει τις λειτουργίες καθυστέρησης, αναίρεσης ή αποστολής από τα Εξερχόμενα. Με το Zoho Mail, έχετε τη δυνατότητα να ανακαλέσετε ένα email από τα εισερχόμενα του παραλήπτη έως και 30 λεπτά μετά την αρχική του αποστολή.
Πότε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή της ανάκλησης;
Χρησιμοποιήστε την επιλογή ανάκλησης όταν αντιληφθείτε ότι ένα email, το οποίο δεν καλύπτεται από τις λειτουργίες καθυστέρησης, αναίρεσης αποστολής, ή εξερχομένων, έχει φτάσει στα εισερχόμενα των παραληπτών. Η ανάκληση μηνύματος δεν είναι εφικτή εάν συντρέχουν οι εξής περιπτώσεις:
- Εάν ο παραλήπτης δεν προέρχεται από τον οργανισμό σας.
- Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ήδη τεθεί σε κοινή χρήση ή αποτελεί μέρος ενός κοινόχρηστου φακέλου.
- Εάν ανακαλέσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά από 30 λεπτά από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνονται από λογαριασμούς POP δεν μπορούν να ανακληθούν.
Πώς να ανακαλέσετε ένα απεσταλμένο email;
Μπορείτε να ανακαλέσετε ένα απεσταλμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
- Συνδεθείτε στο Zoho Mail.
- Μεταβείτε στο φάκελο Απεσταλμένα.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο Κατάσταση παράδοσης αλληλογραφίας (MDS).
- Στο αναδυόμενο παράθυρο Παράδοση αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο κουμπί Ανάκληση αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο επιβεβαίωσης.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Θα λάβετε ένα μήνυμα απάντησης με βάση το αν η ανάκληση ήταν επιτυχής ή όχι. Εάν η ανάκληση είναι επιτυχής, ο παραλήπτης θα λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα υποδεικνύει ότι ανακλήθηκε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το αναφερόμενο θέμα. Και μόλις ανακαλέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα εμφανιστεί μια ετικέτα ανάκλησης για αναφορά.
Σημείωση:
- Η λειτουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανάκλησης είναι αποκλειστικά διαθέσιμη μόνο για τους επί πληρωμή χρήστες του Οργανισμού μας.
- Η επιλογή Ανάκληση είναι διαθέσιμη μόνο στη διεπαφή webmail.
